Déclaration de confidentialité

Déclaration de confidentialité d’AKAD Business AG et d’AKAD College AG, ci-après dénommées «AKAD».

Version du 16.04.2020

Dans la présente déclaration de confidentialité, nous expliquons comment AKAD (ci-après dénommée AKAD et désignée par «nous») collecte et traite les données à caractère personnel. Cette explication n’est pas exhaustive; le cas échéant, les conditions générales, les conditions de participation et d’autres documents similaires régissent des situations particulières. Les données à caractère personnel sont toutes les données qui concernent une personne en particulier ou une personne identifiable. Si vous nous mettez à disposition des données à caractère personnel concernant d’autres personnes (par ex. des membres de la famille, des collègues de travail), veillez à ce que ces personnes aient connaissance de la présente déclaration de confidentialité et communiquez-nous ces données uniquement si vous en avez l’autorisation et si elles sont exactes.

1. Responsables / conseillers à la protection des données

AKAD, Jungholzstrasse 43, 8050 Zurich, est responsable du traitement des données que nous réalisons, dans la mesure où aucune autre disposition n’a été prévue dans un cas particulier. Si vous avez des questions concernant la protection des données, vous pouvez nous les communiquer à l’adresse suivante:

Vous pouvez joindre nos conseillers à la protection des données à l’adresse suivante:

2. Collecte et traitement des données à caractère personnel

Nous traitons principalement les données à caractère personnel que nous recueillons dans le cadre de nos relations commerciales avec nos clients et d’autres partenaires commerciaux et qui nous sont transmises par ces derniers et d’autres personnes impliquées ou que nous collectons auprès des utilisateurs de nos sites Internet, applis et autres applications.

Dans la mesure où c’est autorisé, nous recueillons également certaines données auprès de sources accessibles au public (par ex. le registre des poursuites, les registres fonciers, le registre de commerce, la presse, Internet) ou nous en recevons de la part d’autres entreprises au sein du groupe de formation Kalaidos, de la part d’administrations et d’autres tiers (par ex. les agences de renseignements commerciaux, les revendeurs d’adresses). Outre les données que vous nous transmettez directement, les catégories de données à caractère personnel vous concernant que nous recevons de tiers englobent notamment les données extraites de registres publics, les données dont nous avons connaissance lors de procédures administratives et judiciaires, les données en lien avec vos fonctions et activités professionnelles (par ex. pour que nous puissions conclure et réaliser des affaires avec votre employeur avec votre concours), les données vous concernant dans le cadre de correspondance et d’entretiens avec des tiers, des renseignements sur votre solvabilité (dans la mesure où nous traitons en affaires directement avec vous), des données sur vous qui nous ont été transmises par des personnes de votre entourage (la famille, un conseiller, un mandataire) afin que nous puissions signer des contrats avec vous ou en vous impliquant ou exécuter ces derniers (par ex., vos références, votre adresse pour les livraisons, les procurations, les données relatives au respect des dispositions légales comme la lutte contre le blanchiment d’argent, les informations communiquées par nos banques, nos assurances, nos partenaires commerciaux et nos autres partenaires contractuels pour que vous puissiez bénéficier ou fournir une prestation (par ex., paiements exécutés, achats réalisés), données tirées des médias et d’Internet vous concernant (dans la mesure où c’est pertinent concrètement, par ex. dans le cadre d’une candidature, d’une revue de presse, du marketing/de la vente, etc.), des données liées à l’utilisation du site Internet (par ex., adresse IP, adresse MAC du smartphone ou de l’ordinateur, données relatives à votre appareil et à ses configurations, aux cookies, à la date et à l’heure de la visite, aux pages et aux contenus consultés et aux fonctions utilisées, au site web référent, aux données relatives à la localisation).

3. Finalité du traitement des données et base juridique

Nous utilisons principalement les données à caractère personnel que nous collectons afin de conclure et d’exécuter nos contrats avec nos clients et nos partenaires commerciaux, notamment dans le cadre de prestations en matière de formation pour nos clients et l’achat de produits et services auprès de nos fournisseurs et sous-traitants ainsi que pour nous acquitter de nos obligations légales en Suisse et à l’étranger. Si vous travaillez pour un tel client ou partenaire commercial, vous pouvez bien sûr, le cas échéant être également concerné par cette collecte de données à caractère personnel. En outre, nous traitons les données à caractère personnel que nous recueillons auprès de vous et d’autres personnes, dans la mesure où c’est autorisé et que cela nous semble indiqué, également aux fins suivantes pour lesquelles nous (et, le cas échéant, de tiers) avons un intérêt légitime correspondant:

offre et développement de nos offres, services et site web, applis et autres plateformes sur lesquelles nous sommes présents;
communication avec des tiers et traitement de leurs demandes (par ex., candidatures)
examen et optimisation de procédures concernant l’analyse des besoins en vue de contacter les clients directement et collecte des données à caractère personnel tirées de sources accessibles au public en vue d’acquérir de nouveaux clients;
publicité et marketing (y compris organisation d’évènements), dans la mesure où vous ne vous êtes pas opposé à l’utilisation de vos données (si nous vous faisons parvenir de la publicité en qualité de client existant, vous pouvez vous y opposer à tout moment, nous vous inscrirons sur une liste noire afin que nous soyez plus sollicité);
étude de marché et sondages d’opinion, observation du marché;
faire valoir ses droits et se défendre dans le cadre de litiges et de procédures administratives;
prévention et élucidation de crimes et d’autres mauvais comportements (par ex., exécution d’examens internes, analyses de données pour lutter contre la fraude);
garanties de notre entreprise, notamment de l’information de nos sites Internet, de nos applis et d’autres plateformes;
surveillance vidéo pour garantir le respect du règlement intérieur et autres mesures relatives à la sécurité des bâtiments et à la sécurité du site et protection de nos collaborateurs et d’autres personnes ainsi que des valeurs qui nous appartiennent ou qui nous sont confiées (par ex., contrôles d’entrée, listes de visiteurs, scanner de réseau et d’e-mail, enregistrements téléphoniques);
achat et vente de domaines commerciaux, de sociétés ou de parts de sociétés et autres transactions relevant du droit commercial et le transfert y afférent de données à caractère personnel et mesures relatives à la conduite des affaires et au respect des obligations légales et règlementaires ainsi que des règlements internes d’AKAD.

Dans la mesure où vous nous avez donné votre accord pour le traitement de vos données personnelles à des fins particulières (par ex., lors de votre inscription pour recevoir des lettres d’information ou en vue d’exécuter des vérifications de fond), nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de votre accord et en nous appuyant sur ce dernier, dans la mesure où nous n’avons pas d’autre base juridique et que nous en avons besoin. Un accord peut être retiré à tout moment, ce qui n’a pas d’influence sur le traitement de données déjà effectué.

4. Cookies / traçage et autres technologies en lien avec l’utilisation de notre site Internet

Nous utilisons des cookies et d’autres technologies similaires sur nos sites Internet et applis qui permettent d’identifier votre navigateur ou votre appareil. Un cookie est un petit fichier qui est envoyé à votre ordinateur ou enregistré automatiquement sur votre ordinateur ou sur votre appareil mobile par le navigateur utilisé lorsque vous consultez notre site Internet ou que vous installez notre appli. Si vous consultez à nouveau cette page web ou si vous utilisez notre appli, nous pouvons vous reconnaître, même si nous ne savons pas qui vous êtes. Outre les cookies, qui ne sont utilisés uniquement pendant votre session et sont supprimés après votre visite sur notre site web («cookies de session»), les cookies peuvent également être utilisés afin d’enregistrer pendant une période définie (par ex. deux ans) les configurations d’utilisateur et d’autres informations («cookies permanents»). Vous pouvez néanmoins configurer votre navigateur de telle sorte qu’il refuse les cookies, n’enregistre ces derniers que pour une session ou les supprime de façon anticipée. La plupart des navigateurs sont configurés pour que vous acceptiez les cookies. Nous utilisons des cookies permanents afin de mieux comprendre comment vous utilisez nos offres et nos contenus et afin d’afficher des offres et des publicités personnalisées (ce qui peut également se produire sur les sites Internet d’autres entreprises; néanmoins, nous ne communiquons pas à ces dernières qui vous êtes, si tant est que nous le sachions nous-mêmes, car elles voient uniquement qu’un utilisateur qui a consulté une page particulière chez nous consulte leur site Internet). Certains cookies sont déposés par nos soins, certains autres également par des partenaires contractuels avec lesquels nous travaillons. Si vous désactivez les cookies, il se peut que certaines fonctionnalités (par ex. le choix de la langue, le panier, le processus de commande) ne fonctionnent plus.

Nous intégrons dans nos lettres d’information et dans d’autres e-mails de marketing, en partie et dans la mesure où nous y sommes autorisés, des éléments visuels visibles et invisibles dont la consultation par nos serveurs permet de constater si et quand vous avez ouvert l’e-mail afin que nous puissions ici aussi mesurer et mieux comprendre comment vous utilisez nos offres et comment nous pouvons les personnaliser. Vous pouvez bloquer cette fonction dans votre programme d’e-mail; la plupart sont préconfigurés pour le faire.

En utilisant nos sites Internet, nos applis et en acceptant de recevoir des lettres d’informations et d’autres e-mails de marketing, vous acceptez l’utilisation de ces technologies. Si vous ne le souhaitez pas, vous devez configurer votre navigateur ou votre programme d’e-mail ou désinstaller l’appli, dans la mesure où il n’est pas possible de faire ces adaptations via les configurations.

Nous utilisons entre autres Google Analytics ou des services similaires sur nos sites Internet. Il s’agit d’un service fourni par un tiers, qui peut se trouver dans n’importe quel pays du monde (dans le cas de Google Analytics, il s’agit de Google LLC aux États-Unis, www.google.com), qui nous permet de mesurer l’utilisation du site (les données ne sont pas personnelles) et de les analyser. Des cookies permanents sont également utilisés à cette fin et déposés par le prestataire. Le prestataire ne reçoit pas de données à caractère personnel de notre part (et ne conserve pas d’adresses IP), il peut cependant suivre votre utilisation du site Internet, combiner ces informations avec d’autres données provenant d’autres sites que vous avez consultés et qui sont également suivis par le prestataire, et utiliser ces conclusions à d’autres fins (par ex. orientation de la publicité). Si vous vous êtes enregistré vous-même auprès du prestataire, ce dernier vous connaît aussi. Le traitement de vos données à caractère personnel par le prestataire est exécuté sous la responsabilité du prestataire et conformément à sa politique de confidentialité. Le prestataire se contente de nous communiquer comment notre site Internet est utilisé (il ne nous communique pas de données vous concernant personnellement).

De plus, nous utilisons sur nos sites Internet des plug-ins de réseaux sociaux comme Facebook, Twitter, Youtube, Google+, LinkedIn, XING ou Instagram. C’est visible pour vous (typiquement grâce aux symboles correspondants). Nous avons configuré ces éléments de telle sorte qu’ils sont désactivés de façon standard. Si vous les activez (en cliquant sur les symboles), les fournisseurs des réseaux sociaux concernés peuvent enregistrer que vous consultez notre site Internet, vous géolocaliser et exploiter ces informations à leurs fins. Le traitement de vos données à caractère personnel est ensuite effectué sous la responsabilité du fournisseur conformément à sa politique de confidentialité. Le fournisseur ne nous fournit pas d’informations vous concernant.

5. Transmission des données et transfert des données à l’étranger

Dans le cadre de notre activité commerciale et aux fins autorisées conformément au point 3 et comme il nous semble indiqué, nous transmettons également des informations à des tiers soit parce qu’ils travaillent pour nous, soit parce qu’ils souhaitent utiliser ces informations à leurs propres fins. Les instances concernées sont notamment les suivantes:

nos prestataires (au sein du groupe de formation Kalaidos ainsi que les prestataires externes, par ex. les banques, les assurances), y compris les personnes qui traitent les commandes (par ex. les fournisseurs informatiques);
les commerçants, les fournisseurs et les autres partenaires commerciaux;
les clients;
les administrations nationales et étrangères, les bureaux de l’administration ou les tribunaux;
les médias;
le public, y compris les visiteurs de sites Internet et de réseaux sociaux;
les concurrents, les interprofessions, les associations, les organisations et d’autres organismes;
les acquéreurs ou les personnes intéressées par l’acquisition de secteurs commerciaux, de sociétés ou d’autres parts du groupe de formation Kalaidos;
d’autres parties dans des procédures judiciaires possibles ou réelles;
d’autres sociétés du groupe de formation Kalaidos;

Ces destinataires se trouvent en partie en Suisse mais peuvent également se trouver partout à l’étranger. Vous devez en particulier vous attendre à ce que vos données soient transférées dans les pays européens et aux États-Unis où se trouvent les prestataires auxquels nous avons recours (par ex. Microsoft, Siteimprove, Mailchimp). Lorsque nous transférons des données dans un pays qui ne prévoit pas de dispositions adaptées en matière de protection des données, nous garantissons un niveau de protection approprié en recourant, comme il est prévu par la loi, à des contrats (à savoir aux clauses contractuelles types de la Commission européenne) ou à ce qu’il est convenu d’appeler des règles d’entreprise contraignantes ou bien nous nous appuyons sur les exceptions légales au consentement, à l’exécution du contrat, au constat, à l’exercice ou à l’exécution de droits, relevant essentiellement d’intérêts publics prépondérants, aux données à caractère personnel publiées ou parce que cela est nécessaire pour protéger l’intégrité des personnes concernées. Vous pouvez à tout moment obtenir une copie des garanties contractuelles précitées auprès de la personne de contact mentionnée au point 1, dans la mesure où il n’est pas possible de les consulter via le lien ci-dessus. Néanmoins, nous nous réservons le droit de biffer les copies pour des raisons de protection des données ou de confidentialité ou de n’en fournir que des extraits.

6. Durée de conservation des données à caractère personnel

Nous traitons et nous enregistrons vos données à caractère personnel dans la mesure où c’est nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles et légales ou pour poursuivre les objectifs du traitement, donc par exemple pour toute la durée de la relation commerciale (de la négociation, de l’exécution à la résiliation d’un contrat) et nous nous conformons aux obligations de conservation et de documentation. Il est possible que des données à caractère personnel soient conservées pour la durée pendant laquelle il est possible de se prévaloir de droits vis-à-vis de notre entreprise et dans la mesure où nous y sommes tenus légalement ou que des intérêts commerciaux l’exigent (par ex. à des fins de preuve ou de documentation). Dès que les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins mentionnées ci-dessus, elles sont en principe supprimées ou anonymisées dans la mesure du possible. En ce qui concerne les données opérationnelles (par ex. les journaux systèmes, les logs), des délais de conservation de douze mois voire moins s’appliquent.

7. Sécurité des données

Nous prenons des mesures de sécurité technologiques et organisationnelles afin de protéger vos données à caractère personnel contre tout accès non autorisé ou abus: adoption de directives, formations, solutions de sécurité informatique et réseau, contrôles et restrictions d’accès, cryptage de supports de données et des communications, pseudonymisation, contrôles, etc.

8. Obligation de mise à disposition des données à caractère personnel

Dans le cadre de nos relations commerciales, vous êtes tenu de mettre à disposition les données à caractère personnel qui sont nécessaires pour entamer et exécuter une relation commerciale et remplir les obligations contractuelles qui y sont associées (en principe, vous n’avez pas d’obligation légale de nous mettre à disposition des données). Sans ces données, nous ne serons en principe pas en mesure de conclure un contrat avec vous (ou une instance ou une personne qui vous représente) ou d’exécuter ce dernier. Le site Internet ne peut pas non plus être utilisé si certaines informations ne sont pas divulguées (telles que l’adresse IP).

9. Droits de la personne concernée

Vous avez, dans le cadre du droit de la protection des données qui vous est applicable et dans la mesure où ce dernier le prévoit (comme dans le cas du RGPD), un droit d’accès aux données à caractère personnel, à la rectification, à l’effacement, à la limitation du traitement de ces dernières, un droit d’opposition au traitement des données effectué par nos soins ainsi qu’un droit à la remise de certaines données à caractère personnel en vue de les transférer à une autre instance (portabilité des données). Veuillez noter cependant que nous nous réservons le droit de faire valoir les limitations prévues par la loi, par ex., lorsque nous sommes tenus de conserver et de traiter certaines données, que nous y avons un intérêt prépondérant (dans la mesure où nous pouvons nous fonder sur ce dernier) ou que nous avons besoin de vous pour faire valoir des droits. Nous vous informerons au préalable si des coûts devaient en résulter. Nous vous avons déjà informé au point 3 sur la possibilité de retirer votre consentement. Veuillez noter que l’exercice de ces droits peut être contraire aux stipulations contractuelles et qu’il peut avoir des conséquences par ex. la résiliation anticipée du contrat ou des conséquences financières. En ce cas, nous vous informerons au préalable lorsque cela n’est pas déjà stipulé dans le contrat. L’exercice de tels droits suppose en principe que vous prouviez votre identité de façon univoque (par ex. avec une copie de votre pièce d’identité, si votre identité n’est pas encore claire ou ne peut pas encore être vérifiée). Pour faire valoir vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse mentionnée au point 1. De plus, chaque personne concernée a le droit de faire valoir ses droits devant les tribunaux ou de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données compétente. En Suisse, l’autorité de protection des données compétente est le préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (www.edoeb.admin.ch).

10. Modifications

Nous pouvons à tout moment modifier la présente déclaration de confidentialité sans annonce préalable. La version en vigueur est la version actuelle publiée sur notre site Internet. Dans la mesure où la déclaration de confidentialité fait partie d’une convention signée avec vous, nous vous informerons de la modification par e-mail ou par une autre voie appropriée si la déclaration est mise à jour.